Splošna politika zasebnosti

Definicije

V nadaljevanju so pojasnjene ključne terminologije, uporabljene v tej politiki zasebnosti, da zagotovimo jasnost glede vlog in postopkov obdelave.

Osebni podatki pomenijo katero koli informacijo, ki se nanaša na identificirano ali identificirano fizično osebo, kot so ime, elektronski naslov, telefonska številka, kontaktni podatki podjetja, davčne ali računovodske informacije in druge informacije, ki omogočajo identifikacijo.

Obdelava pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, izvedenih z osebnimi podatki, vključno z zbiranjem, shranjevanjem, organiziranjem, spreminjanjem, posredovanjem, deljenjem in izbrisom.

Uporabnik pomeni posameznika ali predstavnika podjetja, ki uporablja naše spletne strani, aplikacije ali katere koli podpore storitve NeurixJWorks za poslovne namene.

Storitev pomeni vse rešitve, aplikacije, svetovanje, integracije in podporo, ki jih NeurixJWorks zagotavlja strankam, vključno s cloud integracijami, prilagojenimi AI modeli in avtomatizacijo poslovnih procesov.

Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki se shranijo v napravo uporabnika in pomagajo prepoznati preferenčne nastavitve, izboljšati delovanje spletne strani in zbirati anonimizirane statistične podatke.

Podatki, ki jih posreduje uporabnik

Podatki, ki jih neposredno posredujete pri registraciji, naročilu storitve ali v komunikaciji s podporo, so potrebni za izvedbo dogovorjenih storitev in komunikacijo glede vašega računa.

• Osnovni identifikacijski podatki: ime in priimek kontaktne osebe, naziv podjetja
• Kontaktni podatki: elektronski naslov, telefonska številka, naslov podjetja
• Podatki za računovodstvo in plačila: davčna številka, bančni podatki, fakturacijski podatki
• Tehnične informacije za integracijo: API ključi, konfiguracijske datoteke, opis infrastrukture
• Vsebina, ki jo naložite ali delite s storitvijo (npr. dokumenti, trening podatki za modele), če je to del dogovorjenega obsega
• Komunikacija s podporo: zapisi pogovorov, e-poštna korespondenca in prijave incidentov

Podatki, pridobljeni od tretjih oseb

V nekaterih primerih pridobimo informacije od zunanjih poslovnih partnerjev ali javnih virov, kadar je to potrebno za izvedbo storitve ali izpolnitev zakonitih obveznosti.

• Podatki od plačilnih ponudnikov za obdelavo transakcij
• Integracijski partnerji in ponudniki oblačnih storitev za povezljivost in gostovanje
• Analitični partnerji in orodja za merjenje delovanja

Pravni temelji obdelave

Obdelava osebnih podatkov temelji na enem ali več zakonitih temeljih, odvisno od namena obdelave:

• Izpolnitev pogodbe ali ukrepov pred sklenitvijo pogodbe (npr. izvedba storitve, podpora, integracije)
• Privolitev uporabnika, kadar je potrebna za marketinške komunikacije ali neobvezne funkcije
• Zakonite obveznosti, ko moramo podatke hraniti zaradi računovodskih ali regulativnih zahtev
• Upravičeni interesi NeurixJWorks, kot so varnost platforme, reševanje sporov in izboljšave storitev, ob tehtanju interesov uporabnikov

Deljenje podatkov s tretjimi osebami

Za izvajanje AI poslovne avtomatizacije in integracij NeurixJWorks občasno deli osebne podatke z izbranimi tretjimi osebami v vlogi obdelovalcev ali soupraviteljev. Deljenje se izvaja le, ko je to nujno za izvajanje pogodbenih storitev, skladnost z zakonom ali za opravljanje vzdrževalnih, varnostnih in analitičnih opravil. Vsako deljenje poteka pod pogodbenimi ali pravnimi pogoji, ki omejujejo uporabo podatkov izključno za določene namene.

• Ponudniki oblačnih storitev in gostovanja: za varno hrambo in procesiranje podatkov ter vzdrževanje infrastrukture, z določenimi pogodbami o obdelavi podatkov in tehničnimi zaščitami.
• Tehnološki in integracijski partnerji: za izvajanje API-jev, avtomatizacij, integracij z ERP/CRM sistemi in orodji za analitiko, ki delujejo kot obdelovalci po navodilih NeurixJWorks.
• Ponudniki analitike in merjenja uspešnosti: za zbiranje agregiranih in anonimnih statističnih podatkov o uporabi, kar pomaga pri izboljšavah produktov in storitev.
• Pravni in regulatorni organi: kadar to zahteva zakonodaja, sodne odredbe ali zahtevki pristojnih organov v okviru izpolnjevanja pravnih obveznosti.
• Zunanji ponudniki storitev za podporo strankam: za obdelavo komunikacije strank, reševanje zahtevkov in zagotavljanje tehnične podpore pod strogimi pogodbami o zaupnosti.
• Morebitni prejemniki v primeru poslovnih transakcij: v okviru združitev, prevzemov ali prodaje aktivov bodo osebni podatki lahko preneseni kot del poslovne transakcije, pri čemer se obdelava izvaja v skladu s predhodnimi obvestili uporabnikom in veljavno zakonodajo.

Hramba podatkov

NeurixJWorks hrani osebne podatke le toliko časa, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, in v obsegu, ki ga zahtevajo pravne obveznosti, računovodski in davčni predpisi ali legitimni poslovni razlogi. Zadržanje temelji na načelu minimizacije in rednih presojah potrebnosti hrambe.

Podatki o uporabniških računih in pogodbeni zapisi se hranijo za čas, potreben za zagotavljanje storitve in izpolnjevanje pogodb, ter za obdobje, ki je potrebno za davčno in računovodsko poročanje (običajno do 7 let, skladno z lokalnimi predpisi). Če uporabnik zahteva izbris, se izvede postopek izbrisa, razen kadar pravna osnova določa obvezno hrambo.

Komunikacija s podporo in zabeležke pogovorov se hranijo za namene reševanja zahtevkov, izboljšanja storitev in skladnosti s poslovnimi postopki; običajna doba hrambe za takšne zapise je do 3 leta, razen če ni drugače določeno z zakonom ali v pogodbi.

Dostopni in varnostni dnevniki (logi) se hranijo zaradi varnosti, odkrivanja incidentov in diagnostike; tipična doba hrambe je do 12 mesecev, pri čemer se arhivski evidentni podatki obdelujejo strogo skladno z načelom najmanjšega potrebnega obsega.

Postopek izbrisa: ob uveljavitvi pravice do izbrisa izvedemo pregled in izvedbo izbrisa v proizvodnih sistemih; kopije v varnostnih arhivih se običajno odstranijo ali anonimizirajo v 30–90 dneh, odvisno od vrste zalednih arhivov in pravnih zahtev.

Pravice posameznika

Kot upravljavec osebnih podatkov NeurixJWorks spoštuje pravice posameznikov v zvezi z obdelavo njihovih podatkov. Za uveljavljanje pravic dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti podatkov ali ugovora nas lahko kontaktirate pisno na NeurixJWorks, Zaloška cesta 255, 1260 Ljubljana-Polje, Slovenija (Poslovna ID: SI56640441) ali telefonsko na +38687353234. Zahteve obravnavamo strokovno in v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov.

• Dostop in popravek: Imate pravico zahtevati potrditev, ali NeurixJWorks obdeluje vaše osebne podatke, pridobiti kopijo obdelanih podatkov in jasne informacije o namenu obdelave, kategorizaciji podatkov, prejemnikih ter predvidenem roku hrambe. Prav tako lahko zahtevate popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov; za izvedbo zahtevka bomo zahtevali ustrezno identifikacijo upravičene osebe.
• Izbris, omejitev in ugovor: V določenih primerih imate pravico zahtevati izbris osebnih podatkov ali omejitev njihove obdelave, na primer kadar podatki niso več potrebni za namen, za katerega so bili zbrani, ali ko zakonit razlog za obdelavo preneha veljati. Prav tako imate pravico, da izrazite ugovor zoper obdelavo za določene namene, vključno z neposrednim trženjem, in imate pravico do umika soglasja za prihodnjo obdelavo; umik soglasja ne bo vplival na zakonitost obdelave pred njim.
• Prenosljivost in pritožba: Imate pravico prejeti strukturirane, običajno uporabljene in strojno berljive osebne podatke, ki ste jih posredovali, ter jih prenesti drugemu upravljavcu, kadar obdelava temelji na pogodbi ali soglasju in je izvedena na avtomatiziran način. Če menite, da vaše pravice niso bile ustrezno spoštovane, lahko vložite pritožbo pri Informacijski pooblaščenki Republike Slovenije ali nas najprej kontaktirate za dodatno strokovno pojasnilo.
• Pravica do izbrisa osebnih podatkov: lahko zahtevate trajno izbrisanje vaših podatkov, razen če zakon nalaga drugače.
• Pravica do omejitve obdelave: v določenih primerih lahko zahtevate omejitev obdelave vaših podatkov do rešitve spora.
• Pravica do prenosljivosti podatkov: če obdelava temelji na pogodbi ali privolitvi, lahko zahtevate prenos strukturiranih podatkov v pogosto uporabljeni obliki.
• Pravica do ugovora: lahko ugovarjate obdelavi osebnih podatkov za neposredno trženje ali obdelavo na podlagi upravičenih interesov.
• Pravica do umika privolitve: kadar obdelavo temelji na privolitvi, jo lahko kadarkoli umaknete, kar ne vpliva na zakonitost obdelave pred umikom.

Trženje in komunikacije

NeurixJWorks uporablja vaše podatke za pošiljanje relevantnih obvestil o storitvah, posodobitvah in tehničnih informacijah, če ste se strinjali s prejemanjem takih komunikacij. Trženjske vsebine pošiljamo le, če imate veljavno privolitev ali drug zakonit razlog za obdelavo.

Odjava od trženjskih sporočil je mogoča prek povezave v elektronski pošti ali preko uporabniškega računa na NeurixJWorks; obdelavo odjave opravimo brez nepotrebnega odlašanja.

Povezave do tretjih strani

Na spletnih straneh NeurixJWorks se lahko pojavijo povezave do storitev in vsebin tretjih oseb. Ne prevzemamo odgovornosti za načine zbiranja in obdelave podatkov teh ponudnikov; priporočamo, da preberete njihove politike zasebnosti.